G7 · Guía del encargado de registro

Lista detallada de tareas, momentos clave y pasos concretos que debes seguir como encargado de gestionar el registro de la jornada laboral en España, de acuerdo con la normativa vigente (Real Decreto-ley 8/2019):

✅ 1. Configurar el sistema de registro

Cuándo: Al inicio de la implementación

Tareas e instrucciones:

• Elegir el método de registro Mediante quiosco: Desde móvil, tablet y/o ordenador.
• Configurar Horario:
• • Flexible
  • Horario completo
  • Horario mañana y tarde.
  • Horas extraordinarias, si es necesario
• Añadir empleados y configurar su Horario de trabajo y PIN (nº de identificación personal) para registrar entradas y salidas.
• Configurar Motivos de alerta de registro: (Se entrega configuradas las habituales)
• • Olvidó registrar entrada
  • Avería vehículo
  • Cita médica 
• Comunicar y formar al personal sobre el uso del sistema de registro.

✅ 2. Supervisar el registro diario

Cuándo: Cada día laborable

Tareas e instrucciones:

• Verificar que todos los empleados han fichado al inicio y al final de la jornada.
• Detectar posibles errores: fichajes incompletos, olvidos o registros irregulares.
• Contactar con empleados para corregir o justificar anomalías lo antes posible.
• Asegurar que no se registran automáticamente horarios ficticios (de 9:00 a 18:00 si no es real).

✅ 3. Gestionar incidencias

Cuándo: De forma continua, al detectarlas

Tareas e instrucciones:

• Corregir manualmente los fichajes con autorización del empleado.
• Documentar las incidencias corregidas o justificadas (correo, parte firmado, etc.).

✅ 4. Guardar y custodiar los registros

Cuándo: De forma continua

Tareas e instrucciones:

• Asegúrate de que los registros se conserven durante al menos 4 años.
• Archiva los fichajes por trabajador, fecha y jornada.
• El sistema debe permitir la disponibilidad inmediata ante una inspección.

✅ 5. Generar informes mensuales

Cuándo: Al final de cada mes

Tareas e instrucciones:

• Revisar el total de horas trabajadas por empleado (ordinarias y extraordinarias).
• Detectar horas extra no notificadas o no autorizadas.
• Comunicar al departamento de nóminas si hay horas extra o incidencias que afecten al salario.

✅ 6. Atender inspecciones o auditorías

Cuándo: Cuando lo solicite la Inspección de Trabajo

Tareas e instrucciones:

• Presentar los registros de jornada de cualquier trabajador durante los últimos 4 años.
• Aportar documentación complementaria (protocolos, manuales, políticas internas). 
  

✅ 7. Revisar y actualizar el sistema

Cuándo: Trimestralmente o si hay cambios organizativos

Tareas e instrucciones:

• Asegurarte de que el sistema sigue adaptado a los horarios y condiciones de trabajo actuales (teletrabajo, turnos, cambios en el calendario).
• Recoger feedback de los empleados para mejorar la herramienta o el procedimiento.
• Comprobar si hay novedades legales o interpretaciones de la normativa por parte de la Inspección.

Ejemplo: El encargado revisa los fichajes del equipo y corrige las incidencias.