El Estatuto de los Trabajadores exige que el registro diario incluya el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora, y que la empresa conserve esos registros durante cuatro años. Además, la LISOS considera infracción grave la transgresión de las normas sobre registro de jornada, con multas de 751 a 7.500 euros. (boe.es)
En una pyme, el problema casi nunca empieza por mala fe. Suele empezar por algo mucho más cotidiano: fichajes olvidados, hojas incompletas, turnos mal configurados o registros que nadie revisa hasta que llega una inspección.
1. No registrar todas las horas trabajadas
🕒 El error más habitual es registrar solo la entrada y salida “teórica”. Si una persona entra antes, sale más tarde, atiende trabajo fuera de horario o prolonga su jornada de forma repetida, el registro debe reflejar la realidad.
- Paso 1. Revisa si cada trabajador ficha al empezar y al terminar su jornada real.
Consejo práctico: no basta con tener una plantilla firmada a final de mes. Comprueba si los horarios registrados coinciden con lo que ocurre en tienda, oficina, almacén, obra o teletrabajo.
Si necesitas ordenar este proceso, puedes apoyarte en una solución específica de registro de jornada laboral pensada para pymes.
2. Redondear horas siempre a favor de la empresa
✂️ Redondear cinco o diez minutos puede parecer inocente, pero hacerlo de forma sistemática es peligroso. El conflicto aparece cuando el sistema ajusta automáticamente la hora de entrada o salida y ese ajuste perjudica al trabajador.
- Paso 2. Comprueba si tu sistema guarda la hora exacta antes de aplicar cualquier ajuste.
Consejo práctico: si existe tolerancia de cortesía, deja documentado cómo funciona y evita que oculte tiempo efectivo de trabajo. Lo importante es que el registro sea fiable, trazable y coherente.
3. No conservar los registros durante el plazo legal
📁 Guardar los fichajes unos meses no es suficiente. La empresa debe conservar los registros durante cuatro años y tenerlos disponibles para las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. (boe.es)
- Paso 3. Crea una carpeta o sistema de archivo por trabajador, mes y centro de trabajo.
Consejo práctico: si usas papel, el riesgo de pérdida es mayor. Si usas software, revisa que puedas exportar los registros de forma clara cuando te los pidan.
“El registro de jornada no sirve para decorar una carpeta: sirve para demostrar qué ocurrió cada día.”
4. Usar el mismo sistema para jornadas distintas
🔄 No todas las jornadas se registran igual en la práctica. Una pyme puede tener personal a jornada completa, turnos rotativos, contratos a tiempo parcial, jornadas partidas, teletrabajo o empleados que empiezan el día fuera del centro.
- Paso 4. Adapta el registro a cada tipo de jornada antes de exigir que todo el mundo fiche igual.
En contratos a tiempo parcial, el Estatuto de los Trabajadores exige registrar la jornada día a día, totalizarla mensualmente, entregar resumen al trabajador junto con el recibo salarial y conservar esos resúmenes durante cuatro años. Si se incumple, el contrato puede presumirse a jornada completa salvo prueba en contrario. (boe.es)
Consejo práctico: configura calendarios, turnos y pausas por perfil. Para eso, herramientas como GestorERP Asistencias ayudan a centralizar entradas, salidas y ausencias.
5. No documentar descansos, pausas y cambios
☕ Otro error típico es mezclar presencia con tiempo efectivo de trabajo. Hay pausas que pueden computar como trabajo efectivo si así lo establece el convenio o el contrato, y otras que no. El problema aparece cuando nadie lo ha definido.
- Paso 5. Consulta tu convenio y deja por escrito cómo se registran pausas, comidas, salidas médicas y cambios de turno.
Consejo práctico: no esperes a una reclamación. Un criterio interno sencillo, comunicado a la plantilla, evita discusiones y registros contradictorios.
Si quieres ampliar el contexto legal, puedes leer esta guía sobre el registro de la jornada laboral.
6. No revisar los registros hasta que hay un problema
🔍 El registro no debe ser un trámite que se archiva sin mirar. Si cada mes aparecen excesos de jornada, olvidos de fichaje o salidas sin registrar, la empresa debería detectarlo antes de que se convierta en una inspección o una reclamación.
- Paso 6. Programa una revisión mensual de incidencias y corrige errores con justificación.
Consejo práctico: no modifiques registros sin dejar rastro. Si hubo un olvido, documenta quién lo corrige, cuándo y por qué.
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7. Preparar una respuesta antes de la inspección
🧭 La mejor defensa es tener el sistema ordenado antes de que te lo pidan. No se trata solo de fichar: se trata de poder explicar el método, enseñar los registros y demostrar que la empresa controla la jornada real.
- Paso 7. Haz una auditoría interna: empleados, turnos, registros, incidencias, conservación y acceso.
Consejo práctico: si detectas fallos, corrígelos cuanto antes y forma a tu equipo. Muchos incumplimientos vienen de no saber cómo fichar correctamente.
Cumplir es más sencillo cuando el sistema acompaña.
📋 Resumen de pasos
- Revisa que se registren todas las horas reales trabajadas.
- Evita redondeos automáticos que perjudiquen al trabajador.
- Conserva los registros durante cuatro años.
- Adapta el sistema a turnos, jornadas parciales y horarios especiales.
- Define cómo se registran pausas, descansos y cambios.
- Revisa incidencias cada mes y corrige con trazabilidad.
- Haz una auditoría interna antes de que llegue una inspección.
Registro de jornada: errores típicos que sancionan a pymes