🔎 1. Sitúa la fecha clave antes de tocar nada
El Reglamento Ómnibus digital sobre IA, Reglamento (UE) 2026/1744, entró en vigor el 27 de julio de 2026 y mantiene una fecha importante para empresas y autónomos: desde el 2 de agosto de 2026 se aplican las obligaciones de transparencia del artículo 50 de la Ley europea de IA. Las obligaciones más complejas de los sistemas de alto riesgo se han movido al 2 de diciembre de 2027 o al 2 de agosto de 2028, según el tipo de sistema. ([boe.es](https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=DOUE-L-2026-81147&lang=es))
Empieza por identificar si usas IA en tareas profesionales: atención al cliente, generación de textos, imágenes, informes, selección de personal, scoring comercial, automatización de emails o análisis de datos.
- ✅ Si la usas dentro de tu actividad, no lo trates como una simple herramienta informática.
- ⚠️ Si afecta a clientes, empleados o decisiones relevantes, revisa el caso con más cuidado.
🧭 2. Haz inventario de todas tus herramientas de IA
Crea una lista sencilla con tres columnas: herramienta, uso y responsable interno. Incluye chatbots, asistentes de redacción, generadores de imagen, sistemas de voz, plugins del CRM y automatizaciones integradas en tu software.
La norma distingue entre proveedores y responsables del despliegue. En la práctica, muchas pymes no desarrollan el modelo, pero sí lo usan bajo su autoridad para trabajar o prestar servicios. El Reglamento excluye el uso puramente personal no profesional, pero no el uso empresarial. ([boe.es](https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=DOUE-L-2024-81079&lang=es))
Consejo práctico: si centralizas clientes, ventas y procesos en un ERP, aprovecha para documentar también dónde se conecta la IA. Puedes revisar soluciones como GestorERP o el software de facturación para pymes y autónomos.
🧪 3. Clasifica cada uso por nivel de riesgo
Marca cada herramienta como uso interno, uso frente a personas, contenido sintético o posible alto riesgo. Esta clasificación te evita mezclar obligaciones sencillas con obligaciones avanzadas.
- 🤖 Un chatbot que habla con clientes entra en transparencia.
- 🧑💼 Una IA que ayuda a decidir sobre empleados, acceso a servicios o evaluación de personas puede requerir una revisión más profunda.
Además, no todo vale: la Ley de IA prohíbe prácticas como sistemas manipuladores o engañosos que alteren sustancialmente el comportamiento de una persona y le causen, o puedan causarle, perjuicios considerables. ([boe.es](https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=DOUE-L-2024-81079&lang=es))
La clave no es dejar de usar IA: es saber dónde está, quién la usa y cómo se informa a las personas afectadas.
🏷️ 4. Informa cuando una persona interactúe con IA
Revisa todos los puntos de contacto con clientes, usuarios y empleados: web, WhatsApp, email, formularios, área privada, teléfono, chat de soporte y campañas comerciales.
El artículo 50 exige que los sistemas de IA destinados a interactuar directamente con personas se diseñen para que la persona sepa que está interactuando con IA, salvo que sea evidente por el contexto. También exige marcar contenidos sintéticos de audio, imagen, vídeo o texto cuando proceda, e informar cuando se usen sistemas de reconocimiento de emociones o categorización biométrica. ([boe.es](https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=DOUE-L-2024-81079&lang=es))
Ejemplo práctico: antes de iniciar una conversación, añade un aviso claro como: Este chat utiliza inteligencia artificial y puede ser revisado por nuestro equipo. Si publicas imágenes, vídeos o audios generados artificialmente, prepara una etiqueta visible y coherente.
🎓 5. Forma al equipo sin complicarlo
Prepara una guía interna de uso de IA: qué herramientas se pueden usar, qué datos no deben introducirse, cuándo revisar manualmente una respuesta y quién valida los contenidos antes de publicarlos.
Tras el Ómnibus, el artículo 4 obliga a proveedores y responsables del despliegue a adoptar medidas para apoyar la alfabetización en IA del personal y de otras personas que usen estos sistemas en su nombre, sin exigir que se garantice un nivel concreto para cada persona. ([boe.es](https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=DOUE-L-2026-81147&lang=es))
- 📌 Prohíbe introducir datos sensibles o confidenciales si no hay base legal y medidas adecuadas.
- 📌 Documenta una formación breve para administración, ventas, marketing y atención al cliente.
Si tu uso de IA toca datos personales, conviene coordinarlo con tu cumplimiento de privacidad. Puedes apoyarte en servicios como adaptación LOPD y LSSICE o tutorLOPD.
🗂️ 6. Guarda evidencias y define controles
Crea una carpeta de cumplimiento de IA: inventario de herramientas, finalidad de uso, proveedor, avisos de transparencia, formación interna, política de revisión humana y registro de incidencias.
Para sistemas de alto riesgo, el Reglamento prevé obligaciones más exigentes como instrucciones de uso, supervisión humana, conservación de registros y comunicación de incidentes graves. Algunas obligaciones de alto riesgo se han aplazado, pero eso no impide preparar ahora documentación básica y controles internos. ([boe.es](https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=DOUE-L-2024-81079&lang=es))
Consejo práctico: nombra una persona responsable de IA en la empresa, aunque sea una pyme pequeña. No tiene que ser un perfil técnico puro; debe coordinar negocio, protección de datos, proveedores y usuarios internos.
💬 7. Antes de cerrar: ¿ya sabes qué IA usa tu equipo cada semana?
Si la respuesta es no, empieza por el inventario. Las sanciones no son simbólicas: las prácticas prohibidas pueden llegar a multas de hasta 35.000.000 EUR o el 7 % del volumen de negocios mundial anual, y el incumplimiento de obligaciones de transparencia del artículo 50 puede llegar a 15.000.000 EUR o el 3 %. Para pymes, el Reglamento prevé aplicar el menor entre el importe y el porcentaje correspondientes. ([boe.es](https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=DOUE-L-2024-81079&lang=es))
📋 Resumen de pasos
- Identifica todas las herramientas de IA que usas.
- Clasifica cada uso según riesgo y exposición a personas.
- Informa cuando clientes, empleados o usuarios interactúen con IA.
- Etiqueta contenidos sintéticos cuando corresponda.
- Forma al equipo con reglas claras.
- Documenta proveedores, avisos, controles e incidencias.
- Revisa los usos sensibles antes de automatizar decisiones.
Si necesitas aterrizarlo en tu caso, contacta con Terralogía y revisamos tus procesos.
Mejor ordenar la IA hoy que justificarla mañana.
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